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29/06/2016

AZ Alert l Sistema de control de asistencia

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Nuestra legislación laboral obliga al empleador a mantener un sistema de registro de asistencia que permita controlar los horarios de ingreso y salida de los trabajadores, la realización de horas extraordinarias y demás aspectos relativos a la jornada. Dada la progresiva modernización de los  sistemas de registro de jornada –desde el tradicional libro de asistencia a apps instaladas en los teléfonos móviles de los trabajadores-, el legislador se ha visto obligado a adecuar sus exigencias a estas nuevas tecnologías.

En este contexto, en febrero de 2016 la Dirección del Trabajo emitió un dictamen adecuando los requisitos que deben cumplir los sistemas de control de asistencia distintos del libro de asistencia o reloj control. Estos requisitos serán obligatorios a partir del 20 de febrero de 2017. A continuación, abordaremos los aspectos más relevantes de esta nueva regulación.[1]

1. Marcaciones: Todo sistema debe permitir la marcación voluntaria por parte del trabajador, registrando automáticamente el nombre y rut del mismo, junto con la fecha, hora y minuto del marcaje y los datos del empleador. Asimismo, todas las marcaciones deberán ser transferidas, en línea, a una base de datos central. Ello, sin perjuicio de los comprobantes impresos que puedan contemplarse opcionalmente.

2. Identificación: El sistema puede utilizar la identificación a través de cualquier mecanismo, incluyendo parámetros biométricos[2], tarjetas con banda magnética[3] u otros documentos de identificación, claves o password[4], token, etc., en la medida que la alternativa escogida permita dar certeza respecto de la identidad de la persona que efectúa la respectiva marca, la fecha del evento y -si corresponde- su ubicación.

La identificación podrá realizarse de manera presencial o mediante login remoto, por ejemplo, utilizando equipos portátiles -celulares u otros- o computadores ubicados fuera del establecimiento del empleador.

Cuando el sistema sea a través de un dispositivo móvil –smartphone, por ejemplo-, siempre deberán ser portados por el trabajador o, si ello no es posible por el tipo de mecanismo, el equipo siempre debe encontrarse disponible para realizar marcaciones.

En caso de utilizar conexiones remotas a sistemas o plataformas de propiedad del empleador, y que estas les permitan almacenar fecha, hora y lugar desde donde se realizan tales conexiones, podrán ser utilizadas como registro de asistencia del trabajador que realiza la conexión. En este caso será obligatoria la definición de un identificador único para cada trabajador y que la contraseña o seña sea sólo conocida por él.

3. Comprobantes: El sistema debe entregar en forma automática al trabajador un comprobante del registro efectuado (en caso de que el registro no pueda efectuarse por algún error en el dispositivo o sistema, deberá entregar comprobante del error). El comprobante puede ser físico (impreso) en cuyo caso la impresora debe estar junto al lugar de marcaje, o bien electrónico, en cuyo caso el comprobante deberá enviarse automáticamente al correo electrónico del trabajador[5]. Cabe tener presente que el hecho de que la información quede registrada en intranet u otro sistema no reemplaza la obligación de entregar el comprobante vía email o impreso.

El comprobante debe incluir:

  • La fecha de la marcación con el formato dd/mm/aa.
  • La hora de la marcación con el formato hh/mm/ss.
  • El número de la cédula nacional de identidad del trabajador con puntos, guión y digito verificador.
  • Rut con puntos y guión del empleador; o número de la cédula nacional de identidad con puntos, guión y digito verificador si el empleador fuera persona natural.
  • Razón social o nombre completo del empleador.
  • Domicilio del empleador, indicando calle, número, piso, oficina, comuna, ciudad y región.
  • En caso de utilizar equipos portátiles o móviles dotados de sistemas de posicionamiento global -GPS-, u otros mecanismos que permitan identificar la ubicación física del trabajador, tales como teléfonos celulares, el comprobante deberá señalar el lugar en que se realiza la marcación, con la mayor precisión posible.

4. Respaldos: El servicio de aplicaciones (sistema o sitio web por ejemplo) que mantiene funcionando el sistema utilizado tendrá que estar distribuido en más de un servidor (equipo) y/o datacenter, de manera que el trabajador no pierda la posibilidad de registrar los eventos asociados con la jornada. Igualmente, el servicio de base de datos que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que en caso de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de información post-registro.

5. Certificación: Los sistemas de registro y control de asistencia deberán ser analizados y revisados en forma íntegra por una persona jurídica dedicada a la certificación -laboratorios por ejemplo- o al desarrollo de tecnología antes de su primera comercialización o implementación en una empresa determinada. Una vez acreditado ante este Servicio el cumplimiento de todos los requisitos señalados en el presente informe, los sistemas podrán ser comercializados e instalados sin que posteriormente cada empleador usuario deba solicitar nuevamente autorización para uso.

 

 

[1]              El texto íntegro del dictamen puede ser descargado en este link.

[2]              Dado que hay personas que no pueden utilizar sistemas de registros biométricos, el sistema debe permitir algún registro alternativo tal como aproximación de tarjeta o clave.

[3]              Cuando se utilice banda magnética, a la tarjeta se le deberá asociar, en forma permanente, el número de la cédula nacional de identidad del trabajador. Además, la tarjeta deberá llevar impreso dicho número en su parte anterior junto al nombre completo del dependiente.

[4]              El sistema debe permitir que el trabajador modifique su clave las veces que estime necesario, sin más restricciones que las propias de seguridad (número de caracteres, uso de mayúsculas o números, etc.).

[5]              Para estos efectos, el empleador solicitará a los trabajadores una casilla electrónica personal para el envío de los comprobantes de que se trata. Si los dependientes no tuvieran una cuenta de email o no quisieran entregarla, la documentación podrá ser enviada al correo institucional del dependiente, si existiere.

 

Versión en PDF: AZ Alert l Sistema de control de asistencia – PDF

 

Para obtener más información al respecto, puede contactarse con:

jorgeArredondo

Jorge Arredondo   

Director Grupo Laboral

jarredondo@az.cl

 

danielaHirsch

Daniela Hirsch

Asociada Senior

dhirsch@az.cl