Los procesos de investigación interna son un control fundamental para prevenir la comisión de ilícitos e irregularidades al interior de las empresas.
Sin embargo, si estos no cuentan con los elementos cruciales para que funcionen bien, es probable que no den los resultados esperados. A su vez, si estos procesos no son conocidos realmente por todos los miembros y colaboradores de la organización, es altamente probable que tampoco otorguen los resultados esperados.
En este sentido, y en atención a que la ley no especifica cómo se deben implementar dichos procedimientos y cuáles son los elementos esenciales con los que deben contar, a continuación, revisaremos cinco requisitos clave que tienen que ser considerados al momento de llevar a cabo una investigación interna:
1- Contar con un canal de denuncias eficazmente implementado: Para que un canal de denuncias sea eficaz, es necesario que este tenga ciertas características que inspiren confianza en sus usuarios. En este sentido, un canal eficaz debe ser conocido por todos los miembros de la organización, así como estar abierto a terceros relacionados con la compañía con el fin de detectar tempranamente cualquier irregularidad que pueda involucrar a la empresa. De esta manera, se podrán iniciar investigaciones oportunas frente a los hechos denunciados. Por el contrario, un canal lejano y desconocido por los miembros y colaboradores de una organización, tendrá como resultado que, probablemente, no sea usado nunca.
2- Contar con personas responsables de realizar las investigaciones: Para asegurar la eficacia del proceso de recepción y tramitación de denuncias, es fundamental establecer un flujo claro y definir quiénes serán los encargados de llevar a cabo las investigaciones correspondientes. Aunque es recomendable que las denuncias sean recibidas por una sola persona, no es necesario que esta misma persona sea la encargada de realizar las investigaciones. En este sentido, es importante distinguir los distintos tipos de denuncias que se puedan recibir y determinar las características que deberá reunir el investigador encargado de cada caso.
3- Contar con garantías de protección a los involucrados: Todo procedimiento de investigación debe garantizar la protección de los denunciantes. Por ello, es recomendable que tanto la recepción como la investigación de denuncias contemplen medidas que aseguren el anonimato, la confidencialidad y la seguridad de la información, así como mecanismos claros de contacto. En cuanto al denunciado, en algunos casos, puede ser necesario adoptar medidas que permitan resguardar su identidad hasta que se concluya la investigación, o incluso tomar medidas de resguardo, tales como mantener la investigación en secreto y el anonimato del denunciante, para así evitar situaciones como pérdida de información o la generación de un ambiente laboral desfavorable.
4- Establecer plazos o hitos: El respeto de ciertas garantías es fundamental para asegurar un procedimiento de investigación adecuado, tanto para el denunciante como para el denunciado. En este sentido, es importante establecer plazos o hitos durante la investigación, lo que contribuirá a que el proceso sea eficiente, seguro y promueva la confianza entre las partes involucradas. Cada empresa deberá tomar en consideración su realidad y disponibilidad de recursos para establecer estos plazos, siempre de manera razonable.
5- Informar a la autoridad cuando corresponda: Aunque no todas las denuncias se tienen que informar a la autoridad, la implementación de este tipo de mecanismos permite a la empresa cumplir diligentemente con sus deberes de prevención y sentar las bases para la configuración de eventuales circunstancias atenuantes. De este modo, una vez terminada la investigación interna, y cuando se concluya la existencia de potenciales hechos constitutivos de delito, es recomendable que la alta administración de la empresa analice la conveniencia de presentar la denuncia ante la autoridad correspondiente.
En consecuencia, el establecimiento de procedimientos de investigación interna de denuncias ayuda a:
- Promover una cultura de transparencia y ética empresarial.
- Facilitar la labor investigadora.
- Asegurar la aplicación de sanciones justas y eficaces, cuando corresponda.
Para obtener más información sobre estos temas pueden contactar a nuestro grupo Compliance:
Francisca Franzani | Directora Grupo Compliance | ffranzani@az.cl
Jaime Viveros | Asociado Grupo Compliance | jviveros@az.cl
Francisca Macchiavello | Asociada Grupo Compliance | fmacchiavello@az.cl
