Factores clave para resguardar legal y reputacionalmente a la empresa a la hora de realizar una investigación interna

Las investigaciones internas constituyen un mecanismo de reacción de la empresa frente a la alerta o denuncia recibida sobre un eventual ilícito cometido por uno de sus miembros en el ejercicio de sus funciones. De este modo, la denuncia que presente evidencia verosímil debe −necesariamente− recibir un adecuado tratamiento por parte de la compañía.

Llevar a cabo una investigación corporativa en forma oportuna y exhaustiva demuestra el grado de responsabilidad y compromiso que la empresa tiene con el cumplimiento de la legalidad, puesto que deja en evidencia la intención y el esfuerzo por verificar los hechos denunciados y, de este modo, aclarar qué y cómo ocurrió, quién o quiénes tuvieron participación en la infracción y, además, cuál es la causa raíz de la ilicitud.

Por el contrario, optar por hacer nada y mantener una pasividad corporativa frente a la razonable sospecha de comisión de un ilícito nunca aparecerá como una opción sensata ni ética, sobre todo porque evidenciaría que los deberes legales de dirección y supervisión no han sido cumplidos, lo cual podría actuar como presupuesto para originar la responsabilidad penal de la Empresa.

 

De este modo, a la hora de llevar a cabo una investigación interna, resulta esencial poner especial atención en una serie de elementos clave, los cuales pueden determinar el éxito o el fracaso de la investigación:

 

  1. El factor tiempo es crucial para el éxito de la indagatoria. De este modo, las diligencias investigativas se deben llevar a cabo tan pronto sea posible desde que exista evidencia contundente de la comisión de una irregularidad.

 

  1. Independencia y objetividad de la investigación. Si bien en las investigaciones más básicas o en aquellas que pueden ser resueltas con mayor celeridad es habitual que las lleve a cabo el personal de la misma empresa, en casos más complejos y sobre todo cuando se investiga un eventual delito, es aconsejable que la investigación sea realizada o supervisada por un abogado externo.

 

  1. Confidencialidad de la investigación. Es trascendental que la indagatoria corporativa goce de confidencialidad puesto que permite reforzar la protección de la información que se obtiene. Las fugas de información en estas materias pueden comprometer seriamente la reputación e imagen de la empresa.

 

  1. Conocimiento de la normativa. La investigación interna exige el conocimiento de las normas que resultan aplicables a este tipo de pesquisas. De este modo, es recomendable que la empresa sea asesorada por abogados externos con especialidad y experiencia en estas materias.

 

  1. Planificación de la investigación y debida documentación. La investigación interna debe planificarse en fases y en plazos, por lo tanto, no debe dejarse espacio para la improvisación. Por otra parte, debe ser revisada periódicamente, puesto que en el curso de la indagatoria pueden ir surgiendo nuevos hechos y circunstancias que ameriten modificaciones en el esquema de la investigación. De la planificación y de las actuaciones efectuadas se debe dejar testimonio fehaciente a través de una debida documentación de la investigación.

 

  1. Delimitar el alcance de la investigación. Determinar los hechos objeto de investigación es favorable puesto que se puede determinar qué se investigó y qué no, además de los motivos que llevaron a encausar la investigación por un camino u otro.

 

Finalmente, tener una buena práctica de realizar investigaciones internas puede generar diversos beneficios a la empresa, entre los cuales se encuentran:

  • Proveer a la empresa todos los hechos relevantes para tomar una decisión informada y evaluar su potencial responsabilidad.
  • Ayudar a prevenir que la conducta ilícita se repita en el futuro.
  • Limitar el daño reputacional corporativo
  • Constituir un mecanismo esencial de defensa penal.

 

Para obtener más información sobre estos temas pueden contactar a nuestro grupo az Compliance:

Francisca Franzani | Directora Grupo Compliance | ffranzani@az.cl

César Robledo | Asociado | crobledo@az.cl